Spiga

Como fazer um escritorio de advocacia mais eficiente

Dia à dia no escritório

Existe uma pessoa que faz o escritório de advocacia andar. Não, não é o advogado: é a secretária!
Assim, se você resolveu ser advogado(a) o primeiro passo para fazer o seu escritório andar redondinho é ter uma secretária decente.

Em 2002 eu estava sem secretária. Minha antiga funcionária resolveu se dedicar aos estudos e me deixou na mão com um monte de processos e um telefone que tocava de 10 em 10 minutos. Uma amiga que havia sido recepcionista em um salão de cabelereiros (eu sei... nada a ver!) me pediu uma chance e eu resolvi dar. Desastre total.

Ela era realmente menos formal que o esperado, mas este não era o real problema. O fato é que não ter alguém capaz de filtrar as informações e organizar tudo de forma a fazer com que o escritório caminhe eficientemente, fez com que em apenas 2 meses tudo virasse uma verdadeira bagunça. Cheguei a perder clientes nesse período devido a falta de precisão nas informações e da bagunça na agenda.

Para escolher uma secretária para um escritório de advocacia pouco importa se ela é bilingue, se ela é bonita ou charmosa. O primordial é a capacidade de organizar a sua vida e facilitar as coisas, filtrando as informações e atendimentos que chegam pelo telefone. Já imaginou se você tiver que parar de atender ou fazer uma peça processual cada vez que o telefone tocar porque a secretária apenas atende e fala o nome do escritório e te passa a ligação?

Então algumas dicas quando o assunto for secretária:

1) escolha alguém com algum histórico de secretariado e com conhecimentos em word e windows.

2) Faça uma entrevista pessoal detalhada. Veja como se comporta, como fala, como se posiciona. Pela forma com que ela expõe seus objetivos e conhecimentos você poderá perceber as qualidades de atendimento e organização.

3) Exija que filtre as ligações e que anote tudo (nome, hora da ligação, telefone para retorno e adiantamento do assunto).

4) Escolha alguém que tenha capacidade de organização: lembre-se ela terá que organizar não apenas o seu arquivo, mas as publicações e outros documentos que chegarão ao escritório,

5) Não se esqueça de alertá-la (o) sobre o sigilo que deve haver em um escritório de advocacia.

6) Faça um contrato de experiência primeiro. Nunca contrate de cara. Lembre-se: o curriculo pode ser uma coisa e a prática outra, completamente diferente.

7) Valorize a profissional competente e NUNCA, eu disse NUNCA a critique ou a desmereça na frente dos clientes: você a contratou e uma pessoa competente nunca se cerca de pessoas incompetentes. Evidenciando a falha dela você estará também evidenciando a sua incompetência para escolher seu próprio staff.

Uma boa secretária é sinônimo de escritório organizado e funcional. Não economize com a secretária: nem no salário nem em sua valorização.

6 comentários:

  Rosa

26 de setembro de 2008 07:14

Muito interessante o texto escrito.Poderá ajudar muitas pessoas a abrirem um serviço com mais qualidade.
Caso interesse, acesse: http://www.zymboo.com/busca/categorias/noticia/vida_de_advogada.html e veja mais notícias sobre assuntos diversos.

Parabéns pelo blog.
Abraço

  Mallmann

16 de outubro de 2008 07:01

Olá Têmis.

Vim parabenizá-la pelo início de um blog de sucesso. Eu particularmente adoro blogs/sites dete gênero, com dicas e toques práticos.

Este seu texto retrata o meu pensamento em relação a secretária. Realmente, peça fundamental em um escritório.

Parabéns pela iniciativa, será um sucesso.

Assim que der dizponibilize os feeds, quero me inscrever, rrsrsrs

Grande abraço.
Filipe P. Mallmann
www.contextojuridico.com.br

  Jaqueline

5 de maio de 2010 12:35

Eu sou Recepcioniosta de um escritorio de advocacia
e tudo aqui eu faço um pouco de tudo
Monto processo trabalhista numeraçao e essas coisas
Passo andamento para os clientes
Vou na CEF entra em alvara
Acho endereço para citaçao dos reus
Agenda são 3 uma online arrumo arquivo e muito mais.
E mesmo assim as coisas ficam fora do seu lugar, pois tiram levam para casa e esquece e eu fico igual uma louca atras dos documentos
Então nao e so a recepcionista. Advogado é desorganizado todos que conheci são.o trabalho tem que ser em conjunto

  Jaqueline

5 de maio de 2010 12:36

alias é entrada em alvará

  Ricardo Monteiro

17 de julho de 2011 09:43

Drª Stella parabéns pela suas dicas, sou acadêmico de Direito 9ªº período em Recife - PE e foi de muita valia suas dicas e orientações, a escolha da secretária e do devido respeito pela profissional. Uma dica como essa não posso deixar de passar para meus colegas de turma, só temos a agradecer pela sua generosa colaboração.
Ricardo Monteiro.
Recife- PE.
ricardo.jus@hotmail.com.br

  Ricardo Monteiro

17 de julho de 2011 09:44

Drª parabéns pela suas dicas, sou acadêmico de Direito 9ªº período em Recife - PE e foi de muita valia suas dicas e orientações, a escolha da secretária e do devido respeito pela profissional. Uma dica como essa não posso deixar de passar para meus colegas de turma, só temos a agradecer pela sua generosa colaboração.
Ricardo Monteiro.
Recife- PE.
ricardo.jus@hotmail.com.br